연구실 운영비 사용방법(국가연구개발혁신법)

컴퓨터

 

연구실 운영비

 

많은 연구자분들이 연구실의 환경을 쾌적하게 개선하기 위한 노력을 해주시고 있습니다.

오늘은 국가연구개발사업 추진 시 활용할 수 있는 '연구실 운영비'에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

'산업기술혁신사업 공통 운영요령'에 따르면 연구실 운영비의 계상기준은 다음과 같습니다.

연구개발과제 수행을 위하여 필요한 사무용 기기 및 사무용 소프트웨어의 구입/설치/임차/사용대차 비용, 사무용품비, 연구실 운영에 필요한 소모성 비용 또는 연구실 냉난방 및 청결한 환경 유지를 위하여 필요한 기기/비품의 구입/유지 비용

많은 연구자분들께서 '연구실 냉난방 및 청결한 환경유지'라는 문구만 보시고 자의적으로 해석하여 사업비를 집행함으로써 불인정을 받게 되는 경우가 많습니다. 먼저 불인정 사례에 대해 먼저 알아본 후 사용하는 방법에 대해 설명드리겠습니다.

 

 

연구실 운영비 대표 불인정 사례

 

[불인정 사례 1]

연구개발기관인 A기업은 산업통상자원부 지원과제에 선정되어 과제를 수행하던 중 '연구실 운영비'가 있다는 것을 알게 되었습니다.
A기업의 총괄책임자는 연구개발계획서 상 계획되어 있지는 않지만 규정 상 '연구개발과제 수행을 위해 필요한'이라는 내용만을 보고 당연히 필요한 것들을 구매해도 된다고 판단했습니다.

A기업의 총괄책임자는 과제 수행을 위해 '복사기', '프린터'가 필요하다고 판단하였으나, 이를 구매하기에는 큰 비용이 드니 '임대'하는 것으로 결정하고 복사기와 프린터를 임대해서 사용했습니다.

과제 종료 후 정산을 하던 중 전문기관의 담당간사는 복사기와 프린터가 '범용성 물품'이라고 판단하였으며, 이에 대한 임대비용 전액을 '불인정'처리 하였습니다.

[불인정 사례 2]

A씨는 과제 수행 중 사무실이 너무 답답하다는 것을 인지했고, 연구실 운영비를 활용하여 공기청정기를 구매 했습니다.

그리고 여름이나 겨울에 회사에서 운영비 절감을 이유로 냉난방을 제대로 해주지 않자 '냉난방기'를 구매했고, 이에 대한 공공요금은 과제를 통해 납부하도록 했습니다.

담당간사는 냉난방기, 공기청정기가 연구개발을 위해 필요한 물품이 아니라고 판단하여 구입비용 전액을 불인정 했으며,
더불어 이를 유지하기 위한 공공요금 또한 전액 불인정 처리 했습니다.

[불인정 사례 3]

A씨는 기업의 대표입니다. 정부과제 선정 이후 연구실을 둘러보니 직원들의 책상, 의자가 너무 낡은 것을 보았습니다.
A씨는 이를 개선해주기 위해 연구실 운영비를 활용하여 책상과 의자를 바꿔주었고, 직원들은 대표의 배려에 감사함을 느꼈습니다.

하지만 정산 중 담당간사는 A씨의 마음은 백번 이해 했으나, 규정 상 인정될 수 없는 범용성 품목들이었기에 전액 불인정 처리 했습니다.

 

 

연구실 운영비의 불인정처리 이유

 

비영리기관의 경우에는 연구실 운영비를 통한 PC, 프린터, 공기청정기 구입 등에 연구개발계획서 상 계획되어 있지 않더라도 내부 규정 및 프로세스에 따라 구매한다면 불인정 처리 되지 않습니다.

하지만 영리기관의 경우에는 당초 연구개발계획서에 명시하지 않은 경우 집행이 불가능합니다.

 

기본적으로 불인정되는 항목에 대해 알아보겠습니다.

1. 개인성 용품 : 화분, 액자, 수조 등

2. 기호용품 : 명함케이스, 바둑/장기 등

3. 중앙집중식 냉난방 및 공조시설의 구입/유지 비용

4. 연구수행과 연구실 환경유지에 직접 관련성이 적은 비품/기기의 구입/유지 비용

   - TV, 비디오, 라디오, 음향시설, 운동기구, 화분, 카페트, 커피머신 등

5. 비품, 기기의 구입/유지비용이 아닌 경우

   - 건물보수, 페인트칠, 배관공사 등 시설 유지 및 수선비용 등

   - 기타 개인 기호품 구입 및 인정항목이라도 연구실에 비치/이용되지 않는 경우

6. 범용성 장비 및 소프트웨어

   - PC, 프린터, 복사기, 사무처리용 소프트웨어, 바이러스 백신 등)

   - 연구실 냉난방 및 청결한 환경 유지를 위하여 필요한 기기/비품의 구입/유지 비용

영리기관에 대해서만 이렇게 가혹한 규정을 적용하는 취지는 영리기관은 자체적인 수익활동이 있기 때문에 자금을 조달할 수 있는 역량이 충분하다고 판단, 환경 개선 등을 위해서는 자체적인 수익금을 활용하고 정부출연금은 연구개발에 더 집중투자하길 바라는 정부의 생각이라고 판단됩니다.

 

하지만 영리기관도 수익을 추구하는 집단이기 때문에 할 수만 있다면 정부자금을 이용해 사무실 환경을 개선하는 등의 행위를 하고 싶어 하는 마음이 많을 것입니다. 한 가지 품목에라도 비용을 절감한다면 이는 곧 회사의 이익으로 직결되기 때문입니다.

 

 

 

영리기관의 연구실 운영비 집행 가능 사례

 

영리기관의 연구실 운영비 집행을 인정해 주는 경우는 다음과 같습니다.

산업기술혁신사업 공통 운영요령 [별표4] 인건비 현금인정 분야를 과제 신청 당시 신청하여 평가단에서 인정된 연구개발과제를 수행하는 경우에는 연구개발계획서에 명시하지 않은 경우에도 집행 가능
(현금인정분야 : 경영전략/금융/무역서비스, 연구개발/엔지니어링서비스, 인적자원 역량개발 서비스, 유통/물류/마케팅 서비스, 부가가치/사후관리서비스, 디자인)

연구개발계획서에 연구실 운영비 활용/관리 계획서에 따른 내용을 작성하여 협약한 경우

사실상 위의 두 개 내용 자체가 전문기관에게서 인정받기 참 어려운 부분들입니다.

첫 번째의 경우는 인정받을 수 있는 사례가 거의 없다고 생각하시는 것이 좋고, 두 번째 경우가 그나마 가능성이 있는 경우인데 이에 대해 연구개발계획서에 계상하고 인정받을 수 있는 방법에 대해 안내드리겠습니다.

 

 

연구개발계획서 상 연구실 운영비를 승인받기 위한 방법

 

첫 번째 방법에는 조건이 필요합니다. 연구개발하는 환경 혹은 연구실이 일정한 온도나 습도를 유지해야 하는 항온항습실이어야 하는 경우입니다. 예를 들면 일정한 온도에서 실험이 지속되어야 한다거나 연구개발에 필요한 보관물품들이 일정한 온도를 유지해야 한다면 연구실 운영비를 통한 냉난방기, 냉장고 등에 대한 사용계획을 승인받을 수 있습니다.

 

두 번째 방법에도 조건이 필요합니다. 만약 연구실 내에 분진이 발생되는 환경이 있다거나, 실험에 의한 분진이 발생하는 등 호흡기에 안 좋은 영향을 미치는 환경에 노출될 가능성이 있다면 공기청정기를 구매하실 수 있습니다. 먼지가 심하게 발생하는 현장이나 화학물질을 이용한 실험을 해야 하거나, 금속분말을 이용한 실험을 하는 등의 환경이라면 공기청정기 구매에 대한 인정을 받을 수 있습니다.

 

세 번째는 PC 등의 구매입니다. PC를 이용한 해석, 설계, 디자인이 필요한 연구개발과제라면 구매가 가능합니다. 일반적으로 설계나 디자인의 경우 해석프로그램에 비해 저사양 PC가 요구되므로 구매계획을 반려받는 경우가 많습니다. 어떤 담당간사들은 영리기관이니까 그냥 당신들 돈으로 사라면서 큰 이유 없이 반려하는 경우도 있습니다(이 경우 사람을 잘못 만난 케이스). 하지만 계획하여 제출한다고 해서 선정된 과제가 취소되거나 할 일은 없으니 일단 써서 제출이라도 해보는 게 좋습니다. 혹시 알까요. 담당간사가 미처 확인하지 못하고 협약이 이루어질지..

 

위 세 가지 방법 모두의 공통점은 연구개발과 직접적으로 연관이 있어야 한다는 것입니다.

즉, 자신의 편의를 위해서 냉난방기를 구매하거나 개인용품, 범용성 장비를 구매할 경우 향후 정산 시 구매의 적정성을 제시할 명확한 근거가 없어서 결국 불인정 처분을 받을 수밖에 없습니다. 결국 회사의 입장에서는 애초부터 이 물건들을 구매할 필요가 없었음에도 불구하고 불인정처분을 받게 됨으로써 어쩔 수 없이 회사 자금을 이용해 물건을 구입한 꼴이 됩니다. 회사 입장에선 억울하게 물건을 구매했으니 담당자에게 물어내라고 한다던가 하는 책임을 물지도 모릅니다.

 

 

결론

 

전문기관의 정산시스템은 생각보다 잘 구축되어 있습니다.

특정기관과 지속적인 거래가 발생하거나 특정 금액 이상의 거래가 발생할 경우 전문기관에 알림이 발생하게 되고,
회계법인이나 담당간사는 서면조사, 실태조사 등의 행위를 하도록 정하고 있습니다.

 

비영리기관이 아닌 이상 연구실 운영비를 활용하여 물건을 구입하는 것은 상당히 어려운 일에 속합니다.

그렇기 때문에 문제가 되는 물품들을 구매하기보다는 사무용품 등 비교적 문제가 되지 않는 품목들(볼펜, 노트, 바인더 등)을 구매하여 연구원들이 일부 공용물품에 대해 부족함이 없도록 만들어주시는 게 더 현명한 선택이라고 생각됩니다.

 

이번 글은 연구실 운영비를 어떻게 하면 적법한 범위 내에서 집행할 수 있는지 알아봤습니다.

 

전문기관의 담당자들은 한결같이 입을 모아 이야기합니다.

 

"매출이 발생하고 있고 영업이익이 있다면 그 이익금을 직원들을 위해 사용할 수 있음에도 불구하고 정부출연금만을 이용하려는 것은 부정행위에 해당한다."

비영리기관도 마찬가지입니다. 정부에서 운영예산을 받기도 하고 과제를 통한 간접비를 지원받을 수 있음에도 불구하고 꼭 연구실 운영비를 이용하여 PC, 프린터 등의 구매를 통한 개인의 욕심을 채우려 하는 연구자가 많습니다.

 

개인적으로는 비영리기관, 영리기관의 구분을 하지 않고 과제에 필요한 것이라면 이유불문 구매할 수 있도록 처리해 주는 기준을 만들어야 정부가 말하는 '연구자 중심의 연구환경' 구축에 더 큰 도움이 되지 않을까 합니다.

 

본 글은 산업통상자원부의 지원과제에 한해 설명드리는 내용임을 안내드립니다.

다른 정부부처의 지원과제에 대해서는 적용이 되지 않을 수 있습니다.

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